Unternehmensberatung: Switch to Mac

In den nächsten Tagen und Wochen werde ich den Wechsel von PC mit Windows auf Mac Mini mit OSX Mavericks durchführen und begleiten. In letzter Zeit häuften sich vor allem die Probleme mit dem Sync von Terminen in Outlook. Der letzte XP-Rechner läuft aus der Unterstützung. Es wurde Zeit für eine Änderung.

Worum geht es?

Die Unternehmensberatung ist seit Anfang 2010 Kunde. Anfänglich vor allem wegen Unterstützung bei der Synchronisation von Kontakten und Terminen, später dann für die eigene Website und Webseiten von Klienten. Aktuell drücken vor allem Probleme mit schlechtem Sync und fehlender digitaler Delegation auf die Produktivität.

[Tweet „Fein: endlich in Ruhe arbeiten.“]

 

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• pro Mitarbeiter Arbeitsplatz mit Mac Mini, 2 Monitoren
• Vernetzung per Gigabit-Lan
• WLAN für Smartphones und Tablets
• Gastzugang in eigenem WLAN
• Sicherung per Timecapsule
• Integration Arbeitsablauf Getting Things Done

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Der Weg zum Ziel

In einigen Gesprächen habe ich versucht aufzuzeigen welchen Grad an Organisiation mit Bordmitteln möglich ist und welche Klippen es zu umschiffen gilt. Dazu habe ich Software demonstriert und meine eigenen Arbeitsabläufe erklärt. Die Entscheidung für Mac OSX fiel nicht leicht. Ausschlaggebend war der einfache Sync über iCloud.

Definierstes Ziel des Projektes ist die Umstellung der Arbeitsplätze auf den Mac Mini mit 2 Bildschirmen. Gearbeitet wird unter OSX, Windows 8.1 wird virtualisiert um Banking mit Starmoney und Buchhaltung mit Lexware abwickeln zu können. Die Büroorganisation soll sich an Prinzipien des Getting Things Done anlehnen.

Getting Things was?

Jeder klagt darüber: zu viel Arbeit und zu wenig Zeit. Doch wie organisiere ich meine tägliche Arbeit so, dass ich leistungsfähig und effizient bin, ohne mich dabei kaputtzumachen, ja dabei sogar noch Spaß habe?

Ob es nun um die Bewältigung der täglichen E-Mail-Flut geht oder um das Jonglieren mit eiligen Terminen: Mit ganz einfachen, anwendungsorientierten Strategien zeigt David Allen, wie man seinen Alltag in den Griff bekommt.

Sein Schlüsselwort wird jeder gerne hören: Entspannung. Wer entspannt und überlegt seinen Tag angeht, wird kreativer, effizienter und wirklich produktiv sein.

Selbstmanagement für den Alltag [Taschenbuch]

Folgende Bereiche werden angegangen

• Officeumgebung für Texte, Tabellen und Präsentationen
• sicherer Browser, werbefrei
• eMail für verschiedene IMAP-Konten
• digitale Ablage per PDF-Scan
• Einführung eines Kundenverwaltungssystems (Kontakthistorie, Notizen, Aufgaben)

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Freitag 04. April 2014

Die bestellten Mac Minis, die benötigten Adapter und die Virtualisierungssoftware inkl. Windows 8.1. sind angekommen. Jetzt geht es an die Konfiguration und die Integration der vorhandenen Daten und Dienste. Es macht Spass, wirklich!

Zusätzlich werden Werbeblocker, ein Flashblocker und Ghostery aktiviert. Ein entspanntes und werbefreies Internet. Die Idee ist: ein Rechner komplett installieren, den 2. Rechner aus dem Timemachine-Backup klonen.

Erwartungsgemäss kinderleicht

• Auspacken und anschliessen
• Updates werden geladen
• Grundinstallation aller benötigten Software
• Anlage des iCloud-Accounts
• Inbetriebnahme der Timecapsule, Backup
• Datenübernahme aus eMail und Dropbox

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Mo. 07. April 2014

Die Hardware wird ausgeliefert, angeschlossen und in das Netzwerk integriert. Der neue iCloud-Account wird auf dem iPhone aktiviert. Adressen und Termine kommen am Mac an, erste Bereinigung der Geburtstagskalender. Der erste Arbeitsplatz läuft, allerdings für die kommenden Tage parallel zum alten Rechner.

Die Oberfläche wird vom Kunden zügig angenommen. Natürlich ist eine Fernwartung direkt aktiviert, es werden sicher Fragen kommen. Erwartungsgemäss sind jetzt 80% des Projektes gelaufen. Der Feinschliff – also die fehlenden 20% werden jetzt aber die meiste Zeit benötigen.

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Di. 08. April 2014

Der Auftraggeber hat sich über den Abend etwas mit der Oberfläche von Mac OSX vertraut gemacht. Die aufgetauchten Fragen werden beantwortet. Ich installiere als Bildschirmhintergrund eine Infografik zum künftigen Ablauf der Arbeiten (Getting Things Done). Gemeinsam erfassen wir erste Aufgaben und legen Verantwortlichkeiten fest. Das Program Things wird einen zentralen Platz in der Arbeit einnehmen.

Über Nacht haben sich alle Daten synchronisiert. Dropbox ist aktuell, Termine sind im Kalender, Kontakte im Adressbuch. Doppelte Einträge lassen sich schnell identifizieren und löschen. Etwas störrischer dagegen ist das per Parallels Desktop virtualisierte Windows 8.1. Hier muss vor der Installation der Anwendungsprogramme zuerst der klassiche Desktop aktiviert werden

Erwartungsgemässer Fummelkram

• Windows-Updates einspielen und Freigaben einrichten
• am wenigsten nervendes Bildschirmdesign aktivieren
• Bankingsoftware laden und installieren
• Drucker und Scanner integrieren
• Direktscan als PDF auf freigegebenen Ordner in der Dropbox

Während der Arbeite auftauchende Fragen und Wünsche wurden direkt in Things notiert. Morgen vormittag werden diese durchgesprochen  und gelöst. Als grösste Herausforderung stellte sich heute die Recherche nach Usernamen und Passwörtern für bestimmte Dienste und Software heraus. Hier sollte man von Anfang an konsequent notieren und ablegen. Hierfür wird 1Password zum Einsatz kommen.

Jetzt ist der Rechner komplett installiert. Ein verschlüsseltes Image wird auf einer externen Platte abgelegt und dient als Master für das Aufsetzen jedes weiteren Arbeitsplatzrechners. Morgen kann ich dann direkt vom Timemachine-Backup booten.

Mi. 09. April 2014

Auch heute wurden zuerst wieder aufgetauchte Fragen beantwortet. Die Bedienung von Things und die Idee von Getting Things Done wurden besprochen. Nebenbei wurde der 2. Mac aufgebaut.

Da sich aus dem Timemachinebackup nur der originale Rechner wiederherstellen lässt, wurden die benötigten Programme per Hand installiert. Die zeitraubende Installation der Virtualisierungsumgebung für Windows und das Windows 8.1 selbst fiel dadurch weg.

Erwartungsgemässe letzte 10%

• Test iCloud-Sync Kontakte / Kalender über alle 3 Geräte
• Sicherung der alten Kalender, aufräumen
• Deaktivierung der alten Windows-PC
• anschliessen der 2. Monitore
• Umzug komplett

Alles in allem hat der Switch von Windows XP auf Mac OS Mavericks nun etwa 20h gedauert. Der nächste Schritt ist nun die Schulung im Umgang mit MacOSX und Getting Things Done.